Obowiązki sprzedawcy prowadzącego sklep internetowy

W dzisiejszych czasach przedsiębiorca niemający dostępu do Internetu lub masowych środków komunikacji jest w zasadzie skazany na stagnację, jeśli wręcz nie na wyparcie z rynku przez bardziej elastycznych i nowoczesnych konkurentów. Wielu przedsiębiorców w dzisiejszych czasach opiera całą swoją działalność na Internecie – nikomu nie trzeba obrazować charakterystyki pracy freelancerów lub wolnych usługodawców. Warto wspomnieć o obowiązkach, jakie nakładane są przez ustawodawcę na prowadzącego działalność internetową, a zwłaszcza sklep internetowy.

Zanim rozpoczniesz działalność internetową w postaci e-sklepu

Działalność gospodarcza musi być zarejestrowana i w efekcie prowadzona legalnie. W polskim systemie prawa istnieją dwa rejestry, do których wpisać muszą się przedsiębiorcy. W zależności od formy prowadzonej działalności gospodarczej jest to Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (w skrócie CEIDG) oraz Rejestr Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (skrót KRS). Jednocześnie składany jest wniosek o uzyskanie numeru REGON i NIP. Działalność gospodarczą można w każdym momencie rozszerzyć dokonując stosownych zmian w PKD – poprzez jej rozszerzenie np. w zakresie handlu.

Wybór formy prowadzenia działalności gospodarczej, tj. jednoosobowa działalność gospodarcza czy spółka prawa handlowego, zależy od wielu czynników. Niezależnie jednak od powyższego, prowadzenie sklepu internetowego w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, przy spełnieniu dalszych wymogów ustawowych, jest dopuszczalne.

Sklep internetowy wymaga przygotowania odpowiedniej witryny, na której zostanie on zamieszczony. Kwestie te oczywiście mają charakter techniczny i pozaprawny. Niemniej jednak zawartość serwisu internetowego w dużej mierze stanowi już przedmiot zainteresowania ustawodawcy, stąd niezbędne jest przybliżenie podstawowych dokumentów, które serwis taki winien zawierać.

Po pierwsze – regulamin

Regulamin stanowi kompleksowe i czytelne dla klientów przedstawienie zasad działania sklepu, wyznaczenie ogólnych warunków nawiązywania umów z klientami, a także stanowi o takich kwestiach jak prawo odstąpienia od umowy, zwrot towaru czy procedura reklamacyjna (zgodnie z ostatnimi zmianami w prawie wszczęcie lub odmowa wszczęcia procedury reklamacyjnej stanowi przesłankę wejścia na drogę postępowania przed odpowiednim publicznym organem – jest zatem bardzo istotnym postanowieniem w regulaminie). W tym miejscu należy wspomnieć, że zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną, usługobiorca, któremu regulamin zostanie przedstawiony po zawarciu umowy nie jest nim związany. Każdy usługodawca musi być także przygotowany na to, iż na żądanie klienta musi nieodpłatnie udostępnić regulamin w formie nadającej się do odtworzenia
i zapisu.

Co więcej, dobrze skonstruowany regulamin, który prawidłowo określa ogólne warunki zawierania umów, jest narzędziem pożądanym nie tylko przez klientów i konsumentów, ale i samego przedsiębiorcę, który mając pewność co do stabilnego szkieletu działalności swojego sklepu może skupić się na tym, na czym zna się najlepiej – na prowadzeniu biznesu.

Obok regulaminu, informacje, które usługodawca (sprzedawca w e-sklepie) musi przedstawić klientowi przed zawarciem umowy to: adresy elektroniczne, imię, nazwisko, miejsce zamieszkania i adres albo nazwę lub firmę oraz siedzibę i adres.

Regulamin może dotykać także innych ważnych kwestii dla konsumenta, łącznie z takimi, które dotyczą go bezpośrednio, jak na przykład dane osobowe wykorzystywane przez przedsiębiorcę.

Polityka prywatności

Temat danych osobowych był już na blogu poruszany, warto jednak również w tym miejscu odnieść się do pojęć „danych osobowych” i ich „przetwarzania” celem klarownego przybliżenia tematu danych osobowych wykorzystywanych w sklepie internetowym. Eksploatacja danych osobowych stała się, dzięki Internetowi, na masową skalę stosowana, a co za tym idzie – również i naruszana. Kodeksowa ochrona dóbr osobistych takich, jak jedne z najważniejszych, którymi są dane osobowe znalazła wyraz swojej ochrony w ustawie o ochronie danych osobowych, a także w szczególnych warunkach ochrony w serwisach internetowych, której to wyrazem jest obowiązek tworzenia tzw. „polityki prywatności”.

Dane osobowe to według ustawy wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Natomiast „przetwarzanie danych osobowych” to jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych.

Ze względu na fakt pobierania od klienta danych (adres zamieszkania, nazwisko – celem wysyłki produktu) i jego przetwarzania (np. cele marketingowe) na właścicielu sklepu internetowego zasadniczo ciąży obowiązek zgłoszenia zbioru danych osobowych do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Zgodnie z ustawą prowadzący sklep internetowy staje się administratorem danych osobowych i zobligowany jest on do zapewnienia odpowiedniej ochrony. Jednym z narzędzi dla zapewnienia ochrony jest wspomniana „polityka prywatności”. W zasadzie jest to dokument znajdujący się na witrynie internetowej, w którym to właściciel serwisu informuje użytkowników o tym, w jaki sposób ich dane osobowe będą przetwarzane. W szczególności winien wskazać cel ich przetwarzania, określenie osoby będącej administratorem danych osobowych, określenie sposobu, w jaki dane osobowe będą gromadzone i (jeśli w ogóle) przekazywane innym podmiotom, określenie sposobu jakim można dokonać zmian w zbiorze danych, i tym podobne. Szczegółowe regulacje w tym zakresie znajdują się głównie w treści art. 24 ustawy o ochronie danych osobowych.

Ponadto, w świetle ustawy o ochronie danych osobowych administrator danych osobowych jest zasadniczo zobligowany ponad obowiązki informacyjne zgłosić zbiór danych osobowych do Generalnego Inspektora Danych Osobowych.

Podsumowanie

Pod koniec rozważań należy wspomnieć też o czysto technicznej informacji wymaganej jednak dla każdej witryny internetowej – a mianowicie o tzw. „ciasteczkach” czyli plikach cookies. Informacja taka o wykorzystywaniu przez strony internetowe rzeczonych „ciasteczek” ma zastosowanie dla usprawnienia działania witryny. Należy wskazać, że nie są tam pobierane lub zachowywane żadne dane o indywidualnym użytkowniku strony internetowej. Ich celem jest dostarczenie witrynie informacji czy, na przykład, z danego komputera już logowano się na daną stronę, zapamiętywanie haseł lub preferencji i inne.

Niezależnie od wyżej wskazanych podstawowych dokumentów, które winny znaleźć się zasadniczo na każdym serwisie internetowym, w ramach którego prowadzony jest również e-sklep, niezbędne z reguły jest również sięgnięcie do regulacji szczegółowych, w tym np. do przepisów dotyczących tzw. sprzedaży konsumenckiej. Zasadniczo bowiem sprzedaż internetowa kierowana jest również do konsumentów a co za tym idzie sprzedawca zobligowany jest do spełnienia dalszych wymogów ustawowych i odpowiedniego dostosowania regulaminu sklepu internetowego.

Prawidłowe przygotowanie dokumentacji związanej z prowadzoną przez Internet działalnością handlową stanowi wymóg zapewnienia bezpieczeństwa prowadzonej działalności gospodarczej. Prawnicy Kancelarii MHS świadczą szeroko pojęte usługi doradcze w procesie tworzenia dokumentacji dla serwisów internetowych, konstruują regulaminy i politykę prywatności, a także, występują w imieniu Klienta przed organami publicznymi takimi jak GIODO.