Działalność gospodarcza osób fizycznych w formie jednoosobowej działalności gospodarczej jest dość popularną formą prowadzenia biznesu.
Przychody z takiej działalności dzielimy na podstawowe i pozostałe. Do podstawowych należą wszystkie te zarobki, które dotyczą zgodnie z wpisem do Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) sprzedawanych przez nas dóbr lub świadczonych usług. Jeśli jesteśmy taksówkarzami i chcemy sprzedać samochód, to przychód ze sprzedaży wlicza się do pozostałych przychodów, ponieważ sprzedaż samochodu nie jest naszą podstawową działalnością, tylko świadczenie nim usług taksówkarskich mamy wykazane w PKD.
Podobnie jest z kosztami, aczkolwiek do kategorii kosztów pozostałych często zaliczmy takie, bez których działalność nie mogłaby się objeść. Na przykład paliwo dla wspomnianego taksówkarza.
Koszty jednoosobowej działalności gospodarczej z księgowego punktu widzenia można ujmować według czterech kategorii. Są to kategorie występujące w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów.
Pierwsza kategoria to materiały lub towary handlowe. W przypadku towarów handlowych jest to typowy zakup dóbr w celu dalszej odsprzedaży z pewną marżą. Jeśli mówimy o materiałach to z kolei mamy na myśli dobra do dalszego przetworzenia. Sklepy, w których handluje się na przykład odzieżą sprowadzaną z Chin mają w kosztach towary handlowe. Restauracje, do których kupuje się żywność, by ją dalej przetwarzać mają materiały. Towary to te ubrania z Chin, materiały to nieprzetworzona żywność.
Druga kategoria to koszty uboczne zakupu, występujące rzadziej i o nieznacznej wartości. Są to na przykład reklamówki, w których przynosimy zakupy czy wszelkie opakowania i transport.
Trzecia kategoria w jednoosobowej działalności gospodarczej nie występuje, ponieważ są to wynagrodzenia.
Czwarta kategoria to właśnie pozostałe koszty niezbędne do prowadzenia działalności, takie jak na przykład media, komputer, artykuły biurowe, środki czystości, itp.
Rozporządzenie o prowadzeniu wspomnianej Księgi ściśle definiuje numery kolumn, w których powinny znaleźć się poszczególne koszty. Jest to bowiem „Książka” składająca się z tabeli z wierszami i kolumnami. I tak koszty występują w następujących kolumnach:
– kolumna 10 – materiały i towary
– kolumna 11 – koszty uboczne zakupu
– kolumna 12 – wynagrodzenia
– kolumna 13 – pozostałe koszty
Podatkowa Książka (lub Księga) Przychodów i Rozchodów (w skrócie PKPiR) jest to tak zwana uproszczona księgowość. Istnieją jeszcze Księgi Handlowe, gdzie kategorie kosztów są bardziej skomplikowane, jednak raczej niebywałe jest by osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą miała obowiązek je prowadzić, a jeśli nawet to te zleca się do prowadzenia wyspecjalizowanym księgowym. Limit przychodów do prowadzenia Ksiąg Handlowych zaczyna się od 2 000 000 Euro. Choć każdy może je prowadzić dobrowolnie nie przekroczywszy tego limitu.
Koszty powinny być udokumentowane fakturą, rzadziej rachunkiem lub paragonem. Faktura powinna być wystawiona na odpowiedniego nabywcę i zaliczona do miesiąca zakupu. W uproszeniu w PKPiR można ujmować ją po dacie wystawienia, choć są wyjątki. Innym dokumentem jest wyciąg bankowy. Można wliczać też koszty odsetek czy prowizji bankowych. Zdarzają się też takie dokumenty, jak deklaracje, szczególnie w przypadku podatków.
Pamiętamy przy tym, że koszty księgujemy w Podatkowej Księdze przychodów i Rozchodów tylko wtedy gdy są kosztami uzyskania przychodów, więc każdy wydatek wymaga indywidualnego rozpatrzenia. Czasem ustawowa definicja nie wystarcza, potrzebna jest odrębna interpretacja.
Możliwość odliczania kosztów niesie konsekwencje większego oprocentowania podatkiem dochodowym, może on wynosić nawet 32%, po przekroczeniu pewnej skali przychodów, choć na ogół wynosi 18% lub 19% – tzw. podatek liniowy. Warto zastanowić się czy koszty są na tyle duże by je rozliczać, ponieważ stawki opodatkowania na ryczałcie, czyli formie bez opcji rozliczania kosztów są znacznie niższe.
Kosztem może być także podatek VAT. Osoby, które nie rozliczają podatku VAT ujmują koszty w kwocie brutto, natomiast tzw. VATowcy – osoby rozliczające VAT mogą ująć koszty tylko w kwocie netto. Reszta zależy od tego po jakich stawkach kupujemy, po jakich sprzedajemy i wysokości tego zakupu bądź sprzedaży.
Ciekawym kosztem jest amortyzacja. Kiedy kupujemy wysokowartościowy środek, np. drogi komputer, samochód, maszyny nie dajemy go w całości w koszty w miesiącu zakupu, tylko jest on niejako rozbijany na raty kosztów według ustawowych stawek amortyzacji. Zakupione w ten sposób zasoby są to tak zwane środki trwałe.
Koszty są kojarzone na ogół z pojęciem księgowym, z ewidencją, z kalkulacją, odjęcie ich od przychodu daje dochód. Koszty jednoosobowej działalności gospodarczej prawie zawsze ewidencjonujemy na Podatkowej Książce Przychodów i Rozchodów, dlatego powyżej na niej skupiliśmy uwagę i wymieniliśmy podstawowe rodzaje kosztów, które w ujęciu księgowym występują. Trzeba też zwrócić uwagę, że koszt to nie to samo co wydatek.
